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Wohnungseigentumsverwaltung (WEG-Verwaltung)
Kaufmännische Aufgaben
- Erstellung der Jahresabrechnung
- Erstellung des jährlichen Wirtschaftsplans
- Separate Aufstellung der haushaltsnahen Dienstleistungen
- Berechnung des Hausgeldes
- Durchführung der Eigentümerversammlung (mind. 1 x jährlich)
- Einladung und Niederschrift für jeden Eigentümer
- Durchführung und Überwachung der Beschlüsse
- Führung der Beschluss-Sammlung
- Rechnungskontrolle
- Vorlage aller Unterlagen zur Kassen- und Rechnungsprüfung
- Laufende Liquiditätssteuerung
- Mahnwesen
- Sonderumlagen errechnen und anfordern
- Regelung von Personalangelegenheiten der Angestellten der WEG (Hausmeister, -betreuer, Müllbeauftragte, Verwaltungsbeiräte)
- Verbrauchswerte erfassen
- Beratung, Planung, Ausschreibung, Beauftragung und Überwachung von Instandhaltungsmaßnahmen
- Maßnahmen zur Einhaltung der Haus- und Gemeinschaftsordnung
Technische Aufgaben
- Regelmäßige Objektbegehung
- Kommunikation mit Eigentümern, Beiräten und Handwerkern
- Handwerkerangebote ausschreiben und veranlassen
- Termine überwachen
- Hausmeister einweisen
- Öffentliche Genehmigungen einholen
- Wartungsverträge verhandeln und abschließen
- Schlüssel bestellen
- Schadensmeldung gegenüber Versicherung und Verursacher erstatten
- Schadensbeseitigung durch Handwerker veranlassen
- Versicherungsabrechnung durchführen
- Instandsetzungsarbeiten planen und vergeben
- Instandsetzungsarbeiten abrechnen
- Überwachung der Instandhaltungs- und Instandsetzungs-maßnahmen am Gemeinschaftseigentum
- Beauftragen von Sachverständigen
- Kontrolle der Einhaltung technischer Verordnungen (Rolltore, Heizanlagen, Fahrstuhleinrichtungen, Hebe- und Lüftungsanlagen)
Mietverwaltung
- Betreuung des Mieters
- Kommunikation mit Vermieter und Mieter
- Überwachung der Hausordnung
- Mieterhöhungen durchführen
- Aussprechen von fristlosen Kündigungen bei Zahlungsverzug des Mieters
- Durchführung von Mieterwechseln einschließlich Kündigungsbestätigung und Wohnungsabnahme
- Suche des passenden Mieters
- Bonitätsprüfung
- Vertragsausarbeitung
- Feststellung und Weiterleitung bei festgestellten Mängeln in der Wohnung
kaufmännische Aufgaben/Pflichten
- Geldverkehr verbuchen
- monatliche Sollstellung von Miete
- Lastschriftabbuchungen bearbeiten
- Verwaltung der Mietkautionen
- Mahnwesen
- Laufende Liquiditätssteuerung
- Rechnungskontrolle
- Personalangelegenheiten regeln (z.B. Hausmeister)
- Verkehrssicherungspflichten wahrnehmen
- Abrechnungen erstellen
- Betriebskostenabrechnung für Mieter erstellen
- Betriebskostenabrechnung mahnen und Widersprüche bearbeiten
- Heizkostenabrechnungen veranlassen
- Verbrauchswerte erfassen
- Mietrechtliche Vorschriften beachten
technische Aufgaben/Pflichten
- Handwerkerangebote ausschreiben und veranlassen
- Preisvergleiche erstellen
- Terminverfolgung
- Hausmeister und Hausmeisterdienste einweisen
- öffentliche Genehmigungen einholen
- Wartungsverträge aushandeln und abschließen
- TÜV-Kontrollen und Brandschutz organisieren
- Schlüsselbestellungen
- Schadensmeldung gegenüber Versicherungen
- Schadensbeseitigung durch Handwerker veranlassen
- Versicherungsabrechnung durchführen
- Instandsetzungsarbeiten planen
- Instandsetzungsarbeiten vergeben und abrechnen
- Sachverständigen beauftragen
- Informieren über und Berücksichtigen von gesetzlichen Vorschriften vom BGB bis zur StVzO
- Kontrolle der Einhaltung technischer Verordnungen (Rolltore, Heizanlagen, Fahrstuhleinrichtungen, Hebe- und Lüftungsanlagen)
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